Redizajn práce – cesta ako zefektívniť tímovú prácu

Na tímovej spolupráci je dnes založená už asi väčšina pracovných pozícií. Odhadom napríklad až 82% pracovníkov potrebuje pre úspešné dokončenie svojej práce minimálne  jedného kolegu.

V praxi to znamená, že ľudia už nespolupracujú iba počas porád a  pracovných stretnutí, ale k ich vzájomnej interakcii dochádza neustále, či už ide o každodennú kancelársku prácu alebo riešenie virtuálnych projektov prostredníctvom komunikačných technológií. Tímová práca sa tak stáva neoddeliteľnou súčasťou každej organizácie, pričom naberá stále viac spontánny a neformálny charakter.

Efektívna tímová práca si vyžaduje zosúladenie troch typov práce, a to:

- Individuálne úlohy, ktoré sú založené na odbornosti, sústredenosti a výkone jednotlivca.

- Skupinová práca, zahŕňajúca relatívne jednoduchú spoluprácu medzi dvomi ľuďmi.
- Tímová práca, ktorá si vyžaduje najvyššiu úroveň spolupráce a vzájomných interakcií medzi pracovníkmi.

Aj napriek dôležitosti, ktorá je tímovej práci prisudzovaná, však dnešné pracoviská ani zďaleka neposkytujú vhodné prostredie pre dennodennú interakciu medzi pracovníkmi. Kancelárie sú navrhované predovšetkým na podporu individuálnej, poprípade skupinovej práce. Z výsledkov viacerých prieskumov medzi zamestnancami tak vyplýva, že až polovica opýtaných má pocit, že pracovné prostredie v ich organizácii nepodporuje dostatočne tímovú prácu.

Príkladom najčastejších prekážok, ktorým musia zamestnanci čeliť, je napríklad hľadanie miestnosti, kde by sa tímové stretnutie mohlo uskutočniť. V priemere totiž až 70% pracovníkov stratí celých 15 minút, kým vôbec nájdu nejaké miesto na zorganizovanie spoločnej porady. V praxi je totiž systém väčšinou nastavený tak, že všetky miestnosti musia byť rezervované dopredu a ich počet je limitovaný. A aj tomuto obmedzenému počtu chýba dostatočné technologické vybavenie.

Organizácie môžu zabezpečiť efektívnu tímovú prácu aspoň sčasti, a to redizajnom pracoviska, ktorý spočíva v realizácii nasledujúcich princípov:

Sústreďte sa na kľúčové aktivity

Aby mohli zamestnanci úspešne napĺňať pracovné úlohy, potrebujú mať priestor vyhradený nielen na nerušenú prácu, ale aj na tímové stretnutia, bezprostrednú sociálnu interakciu, učenie a spoluprácu. Kľúčom je zabezpečiť, aby mali pracovníci sprístupnené miestnosti pre všetky typy práce, a to kedykoľvek ich budú potrebovať.

Poskytnite nástroje na spoluprácu

Efektívna spolupráca spočíva vo výmene znalostí, brainstormingu a návrhoch riešení z rôznych uhlov pohľadu. Na to však členovia tímu potrebujú rôzne nástroje a pomôcky. Príkladom môže byť napríklad veľká tabuľa, na ktorej môžu pracovníci vizuálne zaznamenávať a prezentovať svoje nápady či stanoviská a následne vyberať tie najvhodnejšie.

Vyhraďte projektovým tímom dostatok priestoru

Koncept 'rozptýlené poznanie´ (´distributed cognition') naznačuje, že procesy myslenia sa voľne nachádzajú v pracovnom prostredí. Práve vhodne navrhnutá miestnosť určená pre tímovú prácu môže stimulovať tvorbu nových originálnych ideí a nápadov ako aj napomôcť pri vytváraní  spoločného tímového ducha.  

Tímová spolupráca predstavuje pre organizácie obrovskú výzvu, nakoľko vyžaduje zosúladenie individuálnej, skupinovej i tímovej práce medzi pracovníkmi, ktorí sa často nenachádzajú ani v priamej interakcii, ale komunikujú iba prostredníctvom informačných technológií.

Autor: Anat Lechne

Zdroj: http://blogs.hbr.org/cs/2012/04/better_teamwork_through_office.html