Redizajn práce – cesta ako zefektívniť tímovú prácu

Na tímovej spolupráci je dnes založená už asi väčšina pracovných pozícií. Odhadom napríklad až 82% pracovníkov potrebuje pre úspešné dokončenie svojej práce minimálne  jedného kolegu.

V praxi to znamená, že ľudia už nespolupracujú iba počas porád a  pracovných stretnutí, ale k ich vzájomnej interakcii dochádza neustále, či už ide o každodennú kancelársku prácu alebo riešenie virtuálnych projektov prostredníctvom komunikačných technológií. Tímová práca sa tak stáva neoddeliteľnou súčasťou každej organizácie, pričom naberá stále viac spontánny a neformálny charakter.

Efektívna tímová práca si vyžaduje zosúladenie troch typov práce, a to:

- Individuálne úlohy, ktoré sú založené na odbornosti, sústredenosti a výkone jednotlivca.

- Skupinová práca, zahŕňajúca relatívne jednoduchú spoluprácu medzi dvomi ľuďmi.
- Tímová práca, ktorá si vyžaduje najvyššiu úroveň spolupráce a vzájomných interakcií medzi pracovníkmi.

Aj napriek dôležitosti, ktorá je tímovej práci prisudzovaná, však dnešné pracoviská ani zďaleka neposkytujú vhodné prostredie pre dennodennú interakciu medzi pracovníkmi. Kancelárie sú navrhované predovšetkým na podporu individuálnej, poprípade skupinovej práce. Z výsledkov viacerých prieskumov medzi zamestnancami tak vyplýva, že až polovica opýtaných má pocit, že pracovné prostredie v ich organizácii nepodporuje dostatočne tímovú prácu.

Príkladom najčastejších prekážok, ktorým musia zamestnanci čeliť, je napríklad hľadanie miestnosti, kde by sa tímové stretnutie mohlo uskutočniť. V priemere totiž až 70% pracovníkov stratí celých 15 minút, kým vôbec nájdu nejaké miesto na zorganizovanie spoločnej porady. V praxi je totiž systém väčšinou nastavený tak, že všetky miestnosti musia byť rezervované dopredu a ich počet je limitovaný. A aj tomuto obmedzenému počtu chýba dostatočné technologické vybavenie.

Organizácie môžu zabezpečiť efektívnu tímovú prácu aspoň sčasti, a to redizajnom pracoviska, ktorý spočíva v realizácii nasledujúcich princípov:

Sústreďte sa na kľúčové aktivity

Aby mohli zamestnanci úspešne napĺňať pracovné úlohy, potrebujú mať priestor vyhradený nielen na nerušenú prácu, ale aj na tímové stretnutia, bezprostrednú sociálnu interakciu, učenie a spoluprácu. Kľúčom je zabezpečiť, aby mali pracovníci sprístupnené miestnosti pre všetky typy práce, a to kedykoľvek ich budú potrebovať.

Poskytnite nástroje na spoluprácu

Efektívna spolupráca spočíva vo výmene znalostí, brainstormingu a návrhoch riešení z rôznych uhlov pohľadu. Na to však členovia tímu potrebujú rôzne nástroje a pomôcky. Príkladom môže byť napríklad veľká tabuľa, na ktorej môžu pracovníci vizuálne zaznamenávať a prezentovať svoje nápady či stanoviská a následne vyberať tie najvhodnejšie.

Vyhraďte projektovým tímom dostatok priestoru

Koncept 'rozptýlené poznanie´ (´distributed cognition') naznačuje, že procesy myslenia sa voľne nachádzajú v pracovnom prostredí. Práve vhodne navrhnutá miestnosť určená pre tímovú prácu môže stimulovať tvorbu nových originálnych ideí a nápadov ako aj napomôcť pri vytváraní  spoločného tímového ducha.  

Tímová spolupráca predstavuje pre organizácie obrovskú výzvu, nakoľko vyžaduje zosúladenie individuálnej, skupinovej i tímovej práce medzi pracovníkmi, ktorí sa často nenachádzajú ani v priamej interakcii, ale komunikujú iba prostredníctvom informačných technológií.

Autor: Anat Lechne

Zdroj: http://blogs.hbr.org/cs/2012/04/better_teamwork_through_office.html

Dostaňte váš tím za hranice organizácie

Konkurenčný tlak je v súčasnosti naozaj obrovský. Pre organizácie to znamená značný nápor na neustále zlepšovanie svojich kľúčových procesov a zvyšovanie výkonu, ktorý predstavuje rozhodujúci faktor pre zabezpečenie úspechu v súčasnom prostredí. 

Zlepšovanie procesov a zvyšovanie výkonu je však náročný proces, ktorého úspešnosť závisí od viacerých faktorov. Za jeden z kľúčových pritom možno považovať tímovú prácu, a to nielen v rámci jedného oddelenia ale naprieč rôznymi tímami v organizácii, počnúc komerčným oddelením cez marketing, výskum a rozvoj až po samotnú prevádzku. A samozrejme, ideálne by bolo začleniť do celého procesu aj samotných zákazníkov a dodávateľov.

Aj napriek svojej dôležitosti však ostáva tímová práca naprieč organizáciou, ako aj za jej hranicami, stále len svetlou výnimkou. Prirodzená tendencia väčšiny organizácií je zameriavať sa predovšetkým na lokálnu optimalizáciu a zabezpečiť efektívnu spoluprácu len v rámci oddelenia, poprípade v rámci organizácie.

Takýmto prístupom je však výrazne zanedbávaná globálna zákaznícka orientácia. Organizácia  funguje ako súbor samostatných skupín, ktoré sa snažia zabezpečiť úspech predovšetkým samy pre seba. V praxi to potom znamená, že ciele jednotlivých tímov či oddelení sú nadradené cieľom samotnej organizácie či požiadavkám zákazníkov.

Ak však chce organizácia uspieť v tomto konkurenčnom prostredí, je potrebné, aby zosúladila prácu všetkých tímov, ktoré sa podieľajú na tvorbe hodnoty pre zákazníka. 

Ako však zabezpečiť optimálnu činnosť všetkých článkov tak, aby bol zákazník maximálne spokojný a zároveň aby boli nálady organizácie redukované na minimum? A to všetko aj napriek rozdielnym cieľom a záujmom zúčastnených skupín?

Jeden z efektívnych spôsobov, ako môžu organizácie zvládnuť túto výzvu spočíva v tom, že  pracovníci pochopia celý proces tvorby hodnoty pre zákazníka od začiatku až po koniec. Len tak sa organizácii podarí objavovať skryté príležitosti a  možnosti na zlepšovanie výkonu a procesov. 

Problémom však ostáva to, ako zabezpečiť naozajstnú tímovú spoluprácu zameranú na dosahovanie organizačných cieľov. Riešenie predstavuje workshop alebo tímové stretnutie, na ktorom všetci účastníci spolu  mapujú procesy tak, ako fungujú zvnútra a zároveň sa snažia pochopiť aj pohľad zo strany zákazníka.

Nasledujúca úloha, ktorú by mal tím vyriešiť spočíva v identifikovaní kľúčových problémov, ktoré sa v rámci procesu tvorby hodnoty vyskytnú a následne hľadať alternatívy, ako ich odstrániť a tak zlepšiť skúsenosť zákazníka, redukovať čas a náklady a zvyšovať celkovú kvalitu.

Či už v športe alebo v biznise, tím je vo všeobecnosti skupina ľudí so spoločným cieľom. Práve spoločné tímové stretnutie umožní jeho účastníkom pochopiť, na čom presne pracuje každý člen tímu či organizácie. Len tak sa členom podarí vytvoriť si spoločnú víziu, ktorá bude úzko prepojená na ciele organizácie a samozrejme aj na požiadavky zákazníkov.

Najväčšou výzvou pre organizáciu nie je iba implementovať naplánované zmeny. Ešte dôležitejšie je udržať tímovú snahu tak, aby všetci členovia tímu spoločne pokračovali v procese zlepšovania a aby sa navzájom akceptovali ako kolegovia. Práve nepretržitá zameranosť na cieľ, zlepšovanie a vzájomná spolupráca predstavujú jedinú záruku úspechu.

Autor: Brad Power

Zdroj: http://blogs.hbr.org/cs/2012/04/building_a_team_across_organiz.html

Päť spôsobov, ako efektívnejšie viesť virtuálne porady

Telekonferencia býva niekedy obrovskou stratou času. Ak je však riadená správne, môže predstavovať naozaj efektívny komunikačný prostriedok. V niektorých prípadoch je dokonca vhodnejšia ako osobná komunikácia tvárou v tvár.

Hlavnou výhodou telekonferencie je, že predstavuje rýchly, jednoduchý a relatívne lacný spôsob, ako zorganizovať poradu s členmi tímu, ktorí sú od seba fyzicky vzdialení. Telekonferencia však prináša aj ďalší benefit, a to možnosť celé stretnutie zaznamenať. Mnoho aplikácií ako napríklad WebEx majú funkciu nahrávania, ktorá zachytí nielen konverzáciu, ale taktiež aj dokumenty a iné materiály, ktoré sa na porade prezentujú. Takže ak sa niekto nemôže zúčastniť dôležitého stretnutia, nahrávka z porady mu umožní dobehnúť zameškané.

Navyše niektoré pokročilé aplikácie umožňujú prehrať iba konkrétne časti porady a zvyšné preskočiť, a preto už ľudia nemusia mrhať svojím časom a zúčastňovať sa celého stretnutia, ale pripojiť sa iba vtedy, keď je ich prítomnosť naozaj potrebná. A samozrejme, toto všetko je možné bez ohľadu na geografickú lokáciu zúčastnených. Oproti klasickému spôsobu tak prináša telekonferencia obrovskú výhodu v tom, že sa môžete v okamihu pripojiť a nemusíte utekať celou budovou do zasadačky, kde niekto čaká na stretnutie s vami.

Ďalší benefit telekonferencie možno využiť v situácii, keď sa účastníci porady potrebujú rýchlo rozdeliť do menších skupín a diskutovať o určitej téme. Aj v tomto prípade umožňujú informačné technológie okamžité spojenie tých správnych účastníkov. Už viac nemusíte míňať zbytočne čas tým, ako sa ľudia budú premiestňovať z jedného miesta na druhé, aby vytvorili tie správne tímy.

Telekonferencia však prináša aj určité nevýhody. Jednou z nich je napríklad veľká náročnosť na vedenie virtuálnych porád. Najväčšiu výzvu pritom predstavuje schopnosť udržať pozornosť a záujem všetkých zúčastnených. Spoločnosť Cisco, ktorá predáva zariadenia určené na virtuálnu komunikáciu podrobne skúmala túto problematiku a spolu s Keithom Ferrazzim a jeho tímom dospeli k nasledovným záverom.

Používajte video.

Zapojenie nielen zvuku ale aj obrazu predstavuje asi najdôležitejšie pravidlo pri vedení virtuálnych porád, nakoľko jeho používanie poskytuje informácie o reakciách a náladách všetkých účastníkov. Navyše napomáha pri udržiavaní ich pozornosti a zabraňuje tomu, aby sa  zamestnanci venovali iným veciam ako napríklad odpisovaniu mailom a podobne. 

Vyhraďte prvých 5 minút na osobné témy

Počas prvých 5 minút virtuálneho mítingu by sa mal každý zo zúčastnených dostať k slovu a povedať niečo málo zo svojho súkromného alebo profesijného života. Práve takýto neformálny rozhovor hneď na úvod môže pomôcť prelomiť ľady a nastaviť správnu atmosféru, v ktorej budú ľudia ochotne počúvať svojich kolegov a komunikovať s nimi.

Prideľujte rôznorodé úlohy

Aby ste udržali pozornosť a záujem ľudí, priraďujte im vždy iné a čo najviac rôznorodé úlohy. Ideálne je využiť metódu rotácie, kedy zakaždým priradíte danú úlohu inému členovi tímu. Takto znížite monotónnosť práce a zabezpečíte udržanie záujmu a pozornosti zúčastnených.

Zakážte používať funkcie „mute“

Istá cesta ako zničiť atmosféru virtuálnej porady je „mŕtve ticho,“ ktoré nastane vtedy, keď ľudia  majú vypnutý zvuk. Samozrejme, ak je niekto v hlučnom prostredí ako napríklad letiskový terminál, funkcia vypnutia zvuku predstavuje jediný spôsob, ako odstrániť z porady rušivé vplyvy. Takéto prípady by však mali byť viac výnimkou ako pravidlom, nakoľko vypnutý zvuk odrádza rozvinutie spontánnej diskusie.

Potrestajte nepozorných

Mnoho manažérov toleruje na poradách ľudí, ktorí sa popri samotnej porade venujú vybavovaniu ďalších povinností. Veď nevyužívajú práve takíto jedinci svoj pracovný čas najefektívnejšie? Pravdou však je, že nič nie ja tak škodlivé pre priebeh porady, ako keď sa prítomní členovia venujú viacerým veciam naraz. Zabrániť tomuto možno zavedením trestov pre nepozorných zúčastnených. Samozrejme, manažéri by mali zaviesť iba také formy trestu, ktoré nenarušia priaznivú atmosféru na porade. Dobrým príkladom môžu by napríklad drobné peňažné pokuty či služba pri čistení kávovaru.

Ako  sa organizácie stávajú stále globálnejšími, rôzne formy digitálnej komunikácie sa stále do väčšej miery začleňujú do organizačného života. Berúc do úvahy túto skutočnosť je dôležité zamerať sa na zefektívnenie týchto nových foriem komunikácie. 

Autor: Keith Ferrazzi

      Zdroj:  http://blogs.hbr.org/cs/2012/05/the_right_way_to_run_a_virtual.html

Korčuľujte tam, kde puk ešte len bude a nie tam, kde už bol

Tento článok, venovaný predovšetkým agentom zmien, sa prostredníctvom hokejovej metafory snaží naznačiť, kde sa táto profesia nachádza dnes a kam bude smerovať v najbližšej budúcnosti.

Organizačné zmeny sú už dnes samozrejmosťou a agenti nemôžu očakávať, že všetci automaticky prispôsobia svoje zastaralé techniky a metódy digitálnemu charakteru súčasnej ekonomiky.

Problém manažmentu zmien

Keď sa pozrieme na digitálnu ekonomiku a jej dopad na pracovný a organizačný život, je až prekvapujúce, že práve manažment zmien sa za posledných 30 rokov takmer vôbec nezmenil. Riešenie tejto situácie preto spočíva v identifikovaní zručností, ktoré sa stanú kľúčovými v najbližšom období.

Prvým krokom pre zefektívnenie procesov týkajúcich sa zmien je pozastaviť sa nad otázkou: „o čom je vlastne manažment zmien?“ V praxi možno identifikovať 4 základné elementy, ktoré sú pri transformácii dôležité, a to komunikácia, učenie sa, organizácia a výkon. Každá oblasť reprezentuje špecifickú potrebu, ktorú ľudia pociťujú počas zmeny

Komunikácia

Ľudia potrebujú nájsť vo všetkom novom identitu, o ktorú by sa v časoch zmien mohli oprieť a v ktorej by mohli nájsť niečo charakteristické práve pre nich. Prvým princípom pri tvorbe projektov je preto vytvorenie identity, ktorá poskytne vašim zamestnancom pocit istoty a ktorá im umožní nájsť v projekte niečo im vlastné.

Učenie

Ľudia potrebujú vedieť, aké budú po realizácii zmeny požiadavky na ich vedomosti a zručnosti. Časť potrebných schopností je možné získať formou klasického vzdelávania a rôznych tréningov. Osvojovanie si kľúčových vedomostí a zručností potrebných v novom zmenenom prostredí však prebieha až v reálnej praxi, počas riešenia problémov, ktoré sa po realizácii zmeny vyskytnú. To je dôvod, prečo by učenie nemalo byť obmedzené iba na teoretické vzdelávanie. Je potrebné zamerať sa aj na riešenie reálnych problémov, ktoré prináša prax.

Organizácia

Pre efektívne zavedenie zmeny je potrebné položiť si a odpovedať na otázku: „Kto bude čo robiť,“ a teda jasne definovať právomoci i zodpovednosti všetkých členov tímu ešte pred samotnou realizáciou zmeny. Následne je dôležité vytvoriť a nastaviť podpornú štruktúru, ktorá zabezpečí dlhodobé fungovanie nových procesov.

Výkon

Poslednú zložku pri plánovaní zmeny predstavuje výkon. Ľudia potrebujú vedieť, čo presne sa zmení v ich pracovnom živote, pracovných návykoch, spôsobe využívania času či pri napĺňaní úloh a procedúr. Z pohľadu manažmentu zmien je preto potrebné zamerať sa na detailnú chronologickú postupnosť úloh a následne vytvoriť jednotné procedúry, ktoré budú zdieľané medzi všetkými oddeleniami.

Ak chce organizácia korčuľovať tam, kde puk organizačnej zmeny ešte len bude, musí sa v prvom rade uistiť, že manažéri zmien budú schopní zvládnuť a zosúladiť všetky štyri elementy zmeny naraz a následne ich integrovať do jedného celku.

Praktický dopad

Podstata manažmentu zmien pritom spočíva v skutočnosti, že digitálna ekonomika mení od základov zákony podstaty podnikania a preto nie je možné, aby agenti zmeny ostali bokom a predstierali, že ich metódy a nástroje sú stále aktuálne. Sú to práve oni, ktorí by sa mali chopiť činu a podrobiť zmene práve manažment zmien

Autor: Wayne Gretsky
Zdroj: http://www.managementexchange.com/hack/skate-where-organizational-change-puck-will-be