Telekonferencia
býva niekedy obrovskou stratou času. Ak je však riadená správne, môže
predstavovať naozaj efektívny komunikačný prostriedok. V niektorých
prípadoch je dokonca vhodnejšia ako osobná komunikácia tvárou v tvár.
Hlavnou výhodou
telekonferencie je, že predstavuje rýchly, jednoduchý a relatívne lacný
spôsob, ako zorganizovať poradu s členmi tímu, ktorí sú od seba fyzicky
vzdialení. Telekonferencia však prináša aj ďalší benefit, a to možnosť celé
stretnutie zaznamenať. Mnoho aplikácií ako napríklad WebEx majú funkciu
nahrávania, ktorá zachytí nielen konverzáciu, ale taktiež aj dokumenty
a iné materiály, ktoré sa na porade prezentujú. Takže ak sa niekto nemôže
zúčastniť dôležitého stretnutia, nahrávka z porady mu umožní dobehnúť
zameškané.
Navyše niektoré
pokročilé aplikácie umožňujú prehrať iba konkrétne časti porady a zvyšné
preskočiť, a preto už ľudia nemusia mrhať svojím časom a zúčastňovať sa
celého stretnutia, ale pripojiť sa iba vtedy, keď je ich prítomnosť naozaj
potrebná. A samozrejme, toto všetko je možné bez ohľadu na geografickú
lokáciu zúčastnených. Oproti klasickému spôsobu tak prináša telekonferencia obrovskú
výhodu v tom, že sa môžete v okamihu pripojiť a nemusíte utekať celou
budovou do zasadačky, kde niekto čaká na stretnutie s vami.
Ďalší benefit
telekonferencie možno využiť v situácii, keď sa účastníci porady potrebujú
rýchlo rozdeliť do menších skupín a diskutovať o určitej téme. Aj
v tomto prípade umožňujú informačné technológie okamžité spojenie tých
správnych účastníkov. Už viac nemusíte míňať zbytočne čas tým, ako sa ľudia
budú premiestňovať z jedného miesta na druhé, aby vytvorili tie správne
tímy.
Telekonferencia
však prináša aj určité nevýhody. Jednou z nich je napríklad veľká náročnosť na vedenie
virtuálnych porád. Najväčšiu výzvu pritom predstavuje schopnosť udržať
pozornosť a záujem všetkých zúčastnených. Spoločnosť Cisco, ktorá predáva
zariadenia určené na virtuálnu komunikáciu podrobne skúmala túto problematiku
a spolu s Keithom Ferrazzim a jeho tímom dospeli k nasledovným
záverom.
Používajte video.
Zapojenie nielen
zvuku ale aj obrazu predstavuje asi najdôležitejšie pravidlo pri vedení
virtuálnych porád, nakoľko jeho používanie poskytuje informácie
o reakciách a náladách všetkých účastníkov. Navyše napomáha pri
udržiavaní ich pozornosti a zabraňuje tomu, aby sa zamestnanci venovali iným veciam ako
napríklad odpisovaniu mailom a podobne.
Vyhraďte prvých
5 minút na osobné témy
Počas prvých 5
minút virtuálneho mítingu by sa mal každý zo zúčastnených dostať k slovu
a povedať niečo málo zo svojho súkromného alebo profesijného života. Práve
takýto neformálny rozhovor hneď na úvod môže pomôcť prelomiť ľady
a nastaviť správnu atmosféru, v ktorej budú ľudia ochotne počúvať
svojich kolegov a komunikovať s nimi.
Prideľujte
rôznorodé úlohy
Aby ste udržali
pozornosť a záujem ľudí, priraďujte im vždy iné a čo najviac
rôznorodé úlohy. Ideálne je využiť metódu rotácie, kedy zakaždým priradíte danú
úlohu inému členovi tímu. Takto znížite monotónnosť práce a zabezpečíte
udržanie záujmu a pozornosti zúčastnených.
Zakážte používať
funkcie „mute“
Istá cesta ako
zničiť atmosféru virtuálnej porady je „mŕtve ticho,“ ktoré nastane vtedy, keď
ľudia majú vypnutý zvuk. Samozrejme, ak
je niekto v hlučnom prostredí ako napríklad letiskový terminál, funkcia
vypnutia zvuku predstavuje jediný spôsob, ako odstrániť z porady rušivé
vplyvy. Takéto prípady by však mali byť viac výnimkou ako pravidlom, nakoľko
vypnutý zvuk odrádza rozvinutie spontánnej diskusie.
Potrestajte
nepozorných
Mnoho manažérov
toleruje na poradách ľudí, ktorí sa popri samotnej porade venujú vybavovaniu
ďalších povinností. Veď nevyužívajú práve takíto jedinci svoj pracovný čas
najefektívnejšie? Pravdou však je, že nič nie ja tak škodlivé pre priebeh
porady, ako keď sa prítomní členovia venujú viacerým veciam naraz. Zabrániť
tomuto možno zavedením trestov pre nepozorných zúčastnených. Samozrejme,
manažéri by mali zaviesť iba také formy trestu, ktoré nenarušia priaznivú
atmosféru na porade. Dobrým príkladom môžu by napríklad drobné peňažné pokuty
či služba pri čistení kávovaru.
Ako sa organizácie stávajú stále globálnejšími, rôzne formy digitálnej komunikácie sa stále
do väčšej miery začleňujú do organizačného života. Berúc do úvahy túto
skutočnosť je dôležité zamerať sa na zefektívnenie týchto nových foriem
komunikácie.
Autor: Keith Ferrazzi
Žiadne komentáre:
Zverejnenie komentára
Poznámka: Komentár môže zverejniť iba člen tohto blogu.