E-maily. Už sme si na ne zvykli. Stále častejšie sa používajú v oficiálnej, vo vnútrofiremnej ale aj súkromnej korešpondencii. Čoraz menej v obchodnom styku posielame listy poštou na hlavičkovom papieri. Na jednej strane je to úžasná výhoda, pretože informácie sú takmer okamžité, nemusíme čakať niekoľko dní na odpoveď. Na druhej strane to, že sa nepoužíva spomínaný hlavičkový papier, vedie niekedy až k prílišnému odformalizovaniu písomného styku.
Pri prezeraní doručených mailov zisťujem, že iba niektoré z nich sú hodné označenia „oficiálna korešpondencia“. A myslím, že to nie je tým, že korešpondenciu nevybavuje „sekretárka“, ktorá dodržiava zásady obchodnej korešpondencie.
Keď ma niekto oslovuje e-mailom so žiadosťou o poskytnutie informácií, malo by byť jasné kto to je, odkiaľ, prečo dané informácie požaduje... a malým bonusom je aj patričná úprava písaného textu. Na úvod e-mailu by som očakávala oslovenie a nie padnúť hneď „in medias res“. Komunikácia sa tak stáva osobnejšou a pociťujem to ako určitú úctu voči partnerovi na druhej strane e-mailu. Po oslovení by mala nasledovať podstata mailu – jasná, presná, vecná. Tak, aby sa čitateľ mailu vedel ihneď zorientovať a pochopil, čo mu odosielateľ oznamuje, čo od neho požaduje. Oveľa viac ako diakritika, ktorú nepoužívajú hlavne pisatelia z nadnárodných spoločností, mi veľakrát chýba jasný odkaz, teda čo chcel autor povedať. Na záver e-mailu pravdaže očakávam vizitku. Meno, firmu a kontakty pisateľa. Pri ich absencii si domýšľam, že odosielateľ nie je veľmi stotožnený s firmou, za „ktorú kope“, čo nie je dobré. A naviac, nemám potom inú možnosť kontaktu, iba cez e-mailovú adresu. Stalo sa mi, že v maili bola veta: „Kontaktujte ma telefonicky“ , no číslo telefónu uvedené nebolo ...
Nebudem popisovať ako by mala e-mailová správa vyzerať. Je to otázkou firemných štandardov a samozrejme aj „vizitkou“ samotného pisateľa. Správa by mala byť v každom prípade písaná takým jazykom - terminológiou, ktorej protistrana určite rozumie... nie sme všetci polyhistori a odborníci na akékoľvek odvetvie. Nesnažme sa cudzími slovami nahradiť nedostatok odbornosti. Buďme zdvorilí aj keď nás požiadavky protistrany „vytočia“. Radšej počkajme s odoslaním správy kým trochu vychladneme. Získame nadhľad a čas na opätovné prečítanie správy. Tak mnohé vyhlásenia môžeme ešte skorigovať, vyjadriť lepšie a v neposlednom rade opraviť chyby, či preklepy.
Ako rýchlo na mail odpovedať? Čím skôr J Vo všeobecnosti sa nedá stanoviť presný termín odpovede. Ak je potrebné zistiť nejaké informácie, nemôžeme odpovedať okamžite. Nie je ani nutné, aby sme kontrolovali „doručenú poštu“ každých pár minút a pravdaže nie vždy sme „na e-mailoch“. Ak však uvážime, že relevantnú odpoveď môžeme poskytnúť až po dlhšom čase, je vhodné poslať správu, že príslušné informácie pošleme hneď ako to bude možné. Tak odosielateľ vie, že e-mail sa nestratil, že sa ním zaoberáme a že odpoveď určite dostane. Nie je to povinnosť, no vysiela to pozitívny signál o nás i o firme. Nie len zo svojej skúsenosti viem aké je nepríjemné, keď si klient vyžiada napríklad návrh, na ktorom pracujem určitý čas a potom nedostanem nielen žiadnu spätnú väzbu ale ani obyčajné: „Ďakujem, Váš mail som dostal“.
Pri prezeraní doručených mailov zisťujem, že iba niektoré z nich sú hodné označenia „oficiálna korešpondencia“. A myslím, že to nie je tým, že korešpondenciu nevybavuje „sekretárka“, ktorá dodržiava zásady obchodnej korešpondencie.
Keď ma niekto oslovuje e-mailom so žiadosťou o poskytnutie informácií, malo by byť jasné kto to je, odkiaľ, prečo dané informácie požaduje... a malým bonusom je aj patričná úprava písaného textu. Na úvod e-mailu by som očakávala oslovenie a nie padnúť hneď „in medias res“. Komunikácia sa tak stáva osobnejšou a pociťujem to ako určitú úctu voči partnerovi na druhej strane e-mailu. Po oslovení by mala nasledovať podstata mailu – jasná, presná, vecná. Tak, aby sa čitateľ mailu vedel ihneď zorientovať a pochopil, čo mu odosielateľ oznamuje, čo od neho požaduje. Oveľa viac ako diakritika, ktorú nepoužívajú hlavne pisatelia z nadnárodných spoločností, mi veľakrát chýba jasný odkaz, teda čo chcel autor povedať. Na záver e-mailu pravdaže očakávam vizitku. Meno, firmu a kontakty pisateľa. Pri ich absencii si domýšľam, že odosielateľ nie je veľmi stotožnený s firmou, za „ktorú kope“, čo nie je dobré. A naviac, nemám potom inú možnosť kontaktu, iba cez e-mailovú adresu. Stalo sa mi, že v maili bola veta: „Kontaktujte ma telefonicky“ , no číslo telefónu uvedené nebolo ...
Nebudem popisovať ako by mala e-mailová správa vyzerať. Je to otázkou firemných štandardov a samozrejme aj „vizitkou“ samotného pisateľa. Správa by mala byť v každom prípade písaná takým jazykom - terminológiou, ktorej protistrana určite rozumie... nie sme všetci polyhistori a odborníci na akékoľvek odvetvie. Nesnažme sa cudzími slovami nahradiť nedostatok odbornosti. Buďme zdvorilí aj keď nás požiadavky protistrany „vytočia“. Radšej počkajme s odoslaním správy kým trochu vychladneme. Získame nadhľad a čas na opätovné prečítanie správy. Tak mnohé vyhlásenia môžeme ešte skorigovať, vyjadriť lepšie a v neposlednom rade opraviť chyby, či preklepy.
Ako rýchlo na mail odpovedať? Čím skôr J Vo všeobecnosti sa nedá stanoviť presný termín odpovede. Ak je potrebné zistiť nejaké informácie, nemôžeme odpovedať okamžite. Nie je ani nutné, aby sme kontrolovali „doručenú poštu“ každých pár minút a pravdaže nie vždy sme „na e-mailoch“. Ak však uvážime, že relevantnú odpoveď môžeme poskytnúť až po dlhšom čase, je vhodné poslať správu, že príslušné informácie pošleme hneď ako to bude možné. Tak odosielateľ vie, že e-mail sa nestratil, že sa ním zaoberáme a že odpoveď určite dostane. Nie je to povinnosť, no vysiela to pozitívny signál o nás i o firme. Nie len zo svojej skúsenosti viem aké je nepríjemné, keď si klient vyžiada napríklad návrh, na ktorom pracujem určitý čas a potom nedostanem nielen žiadnu spätnú väzbu ale ani obyčajné: „Ďakujem, Váš mail som dostal“.
Autor: Anna Giertlová, KNO Slovensko
