Máte problém stihnúť vašu prácu načas? Hľadáte spôsob, ako lepšie hospodáriť s vaším časom?
Tu sú štyri jednoduché a účinné pravidlá, ako efektívne riadiť váš čas:
1. Paretov princíp: 20% našich aktivít zodpovedá 80% všetkých výsledkov
Taliansky ekonóm Vilfredo Pareto poznamenal, že 80% majetku v Taliansku je v rukách 20-tich % populácie. Tento princíp objavil pri pozorovaní svojej záhrady, kde 20% všetkých strukov obsahovalo až 80% hrachu.
Míňate váš čas na zbytočné aktivity! Každý z nás má svoju vlastnú „časovú“ čiernu dieru: televízia, videohry, internet, email, šport, telefonovanie, stretnutie s priateľmi. Či už tieto aktivity nazveme zábavou, alebo si ich vykonávanie zdôvodníme inak, ide o činnosti, ktoré nás odrádzajú od vecí, ktoré je potrebné urobiť. Ktoré sú však tie, ktoré naozaj potrebujeme urobiť, ale nemáme na ne čas? Ktoré z našich aktivít vedú skutočne k výsledkom?
Predstavte si váš pracovný deň. Máte príliš veľa práce, ktorú musíte naliehavo dokončiť. Otázka však znie: „Robíte tú správnu prácu? Skúste vo vašej situácii aplikovať Paretov princíp a pozrite sa na vašu prácu ako na rozpočet. Kde a ako míňate váš čas? Kde ho chcete naozaj míňať?
Vaša práca pozostáva z činností, ktoré prispievajú ku konečnému výsledku. Použitím Paretovho princípu zistíte, že len 20% vašich aktivít zodpovedá 80-tim % všetkých vašich výsledkov a že 80% vašich aktivít vedie k 20%-nému výsledku. Prečo míňate štyri pätiny vášho času na 20%-ný zisk? Nemohli by ste míňať tento čas na niečo užitočnejšie? Skúste si spraviť približný odhad toho, ako trávite váš čas. Overte si, či naozaj nie je pravda, že z 80-tich % vášho času získavate len 20%-né výsledky. Keď sa vám potvrdí, že len malá časť vášho úsilia prináša skutočné výsledky, môžete sa začať sústrediť len na tie aktivity, ktoré sú naozaj zmysluplné.
2. Druckerov výrok: Urobte najdôležitejšie veci ako prvé
Hoci sa výrok „Keď sú najdôležitejšie veci urobené, môžete sa presunúť na tie menej dôležité, ktoré sú teraz na prvom mieste“ pripisuje P.F. Druckerovi, ako prvý túto unikátnu myšlienku sformuloval známy expert zaoberajúci sa efektivitou, Ivy Lee. Podstata tejto techniky je jednoduchá - vytvorte si zoznam povinností, ktoré je potrebné vykonať a zoraďte ich na základe dôležitosti, resp. poradia, v ktorom majú byť zrealizované. To vám zaručí, že svoju pozornosť zameriate na 20% najdôležitejších aktivít, ktoré vám prinesú skutočné výsledky a nebudete sa zbytočne zdržiavať nepodstatnými vecami.
3. Parkinsonov zákon: Práca sa rozrastá natoľko, aby vyplnila čas vymedzený na svoju realizáciu
Určite si pamätáte, kedy ste naposledy dokončovali vašu prácu na poslednú chvíľu. Stihli ste to? Vo väčšine prípadov áno. Tak toto je presne demonštrácia Parkinsonovho zákona - vaša práca mohla byť dokončená v oveľa kratšom čase, ale vyskytli sa tzv. neočakávané zdržania.
Parkinsonov zákon poukazuje na dôsledky nedodržiavania Paretovho a Druckerovho pravidla, kedy čakáte až do poslednej minúty, kým skutočne prácu urobíte, zatiaľ čo 80% vášho času ste minuli zbytočne. Takejto situácii sa môžete v budúcnosti jednoducho vyhnúť - plánujte si stále kratšie a kratšie termíny. Urobte si vašu prácu a posuňte sa k ďalšiemu bodu na vašom zozname.
Odkladanie povinností predstavuje jednu zo zdržiavacích taktík. Obavy a strach, že výsledok nebude správny alebo dostatočne jasný vás paralyzuje, stávate sa apatickí a nečinní. Ak nie ste schopní váš problém riešiť sami, môžeme požiadať o pomoc inú osobu. Dôležité však ostáva, aby ste spravili určitý pokrok, aj keď len malý.
4. Campbellovo prikázanie - Nie všetko musí byť perfektné
Krédo úspešného manažéra jednej dopravnej firmy, Thomasa Campbella, je veľmi povzbudzujúce a motivujúce.
Mnohí ľudia sú sužovaní perfekcionizmom, ktorý predstavuje ďalšiu zdržiavaciu taktiku. Perfekcionizmus je vyhradený pre Božstvo. My obyčajní smrteľníci sa musíme uspokojiť s obyčajnou „dokonalosťou“ a vyťažiť z dostupných informácií, aj keď sú neúplne alebo nepostačujúce, čo najviac. Neostáva nám nič iné, ako prácu dokončiť, poprípade nechať prípad otvorený pre dodatočnú úpravu.
Toto pravidlo nemá byť navádzanie k nekvalitnej práci. Snažte sa vykonávať vašu prácu zo všetkých síl, ale zároveň nezabúdajte na Paretov, Druckerov a Parkinsonov princíp.
Urobte určitý pokrok! Začnite konať! Ináč sa nepohnete z miesta, kde sa práve nachádzate - plní starostí kvôli stratenému času a nedokončenej robote.
A nezabudnite! Spraviť niečo, aj keď nie perfektne, je polovica úspechu!
Ako si vy viete zmanažovať váš čas?
Žiadne komentáre:
Zverejnenie komentára
Poznámka: Komentár môže zverejniť iba člen tohto blogu.