Nedostatočná dokumentácia pracovných postupov, metód a povinností
môže mať za následok vznik nežiaducich javov, ktoré negatívne ovplyvnia
obchodnú činnosť ako aj fungovanie celej organizácie. Hovoríme o efektívnej, nie však samoúčelnej
dokumentácii, ktorá:
- zabezpečí prezentáciu a prehľad výsledkov jednotlivých oddelení a ich zamestnancov
- definuje a stimuluje najefektívnejšie pracovné postupy
- zabezpečí podrobný prehľad výsledkov
- poslúži pri trénovaní nových zamestnancov
- poskytne manažérom hodnoty potrebné pri posudzovaní pracovného výkonu zamestnancov.
Spomínaná dokumentácia by nemala byť zbytočne podrobná a
rozsiahla, dokonca nie je nevyhnutné, aby mala písomnú podobu. Vo väčšine
prípadov spĺňajú zásady efektívnej dokumentácie vizuálne displeje a farebné
znaky zobrazené na plagátoch. Pokiaľ ide o písomnú formu dokumentov, mali
by byť predovšetkým pravidelne aktualizované, stručné a zrozumiteľné.
Jedným zo základných druhov dokumentácie je popis pracovnej náplne, ktorý definuje
povinnosti a zodpovednosti jednotlivých zamestnancov. Navyše pomáha
manažérom získať podrobnejšiu predstavu o konkrétnych pracovných
činnostiach. Z toho dôvodu patrí k skupine hlavných dokumentov, ktoré
je potrebné stručne a jasne definovať.
Ďalším dôležitým druhom sú hodnotiace dokumenty. Tie slúžia manažérom ako základ pri
posudzovaní pracovného výkonu zamestnancov a pri vytváraní spätnej väzby.
Tá predstavuje pre väčšinu zamestnancov akýsi impulz a slúži na upevnenie,
prípadne zvýšenie pracovného nasadenia.
Dôležitým druhom dokumentácie sú pracovné pokyny, ktoré nemusia mať výlučne písomnú podobu.
Inštrukcie prezentujúce správne postupy v situáciách, ktoré môžu nastať počas
výrobného procesu, bývajú bežne komunikované prostredníctvom fotografií. Ich
výhoda spočíva predovšetkým v jednoduchosti a v následnom rýchlom
pochopení.
Na určovanie konkrétnych cieľov a zaistenie ich
splnenia sa používajú kontrolné zoznamy. Ich význam možno oceniť predovšetkým
pri kontrole niektorých dôležitých nastavení.
Najväčšou výhodou farebného značenia je jeho jasné a
okamžité pochopenie. Každá farba má do istej miery svoj univerzálny význam. Pre
väčšinu ľudí je červená symbolom nebezpečenstva, zelená znamená voľno
a žltá výstrahu. V prípade pracovných pokynov vytlačených na
farebných papieroch tak môže byť písomná informácia doplnená o význam danej
farby.
Konkrétne pracovné postupy a podmienky týkajúce sa výrobného
procesu môžu byť znázornené aj prostredníctvom znakov. Ich výhoda spočíva v
schopnosti rýchlo a jasne sprostredkovať informácie ako aj využiteľnosti vo viacjazyčnom prostredí.
Na záver môžeme spomenúť svetelnú signalizáciu, ktorej
význam je prevažne výstražného charakteru. Práve z toho dôvodu by mala byť
umiestnená na dobre viditeľných miestach, aby bol výsledok sprostredkovanej
informácie čo najefektívnejší.
Všetky uvedené druhy dokumentácie, či už popis pracovnej
náplne a pokynov, rôzne druhy hodnotiacich a kontrolných dokumentov alebo
farebné značenia spolu so svetelnou signalizáciou slúžia na prezentovanie a
spresnenie pokynov týkajúcich sa výrobného procesu. Ich správnym zadefinovaním
možno znížiť riziko závažných chýb spôsobených nedostatočnou informovanosťou a
zvýšiť tak pravdepodobnosť úspechu.
Autor: Wayne Chaneski
Žiadne komentáre:
Zverejnenie komentára
Poznámka: Komentár môže zverejniť iba člen tohto blogu.