8 pravidiel skutočne produktívnych ľudí

Bez ohľadu na pracovnú pozíciu alebo profesiu, každý sa snaží nájsť cestu ako byť v práci čo najproduktívnejší. Aby prežitie produktívneho dňa prinieslo aj pocit uspokojenia, nestačí len „odškrtávať“ položky zo zoznamu úloh. Ak chcete byť skutočne produktívni, nezameriavajte sa na veľa vecí naraz.

Tony Wong – odborník na projektové riadenie a produktivitu, prezradil ako byť produktívnejším počas pracovnej doby. Podelil sa o niekoľko myšlienok, ktoré pomáhajú zvyšovať produktivitu jemu i ďalším vysoko produktívnym ľuďom počas pracovného týždňa:

1. Vytvorte si menší zoznam úloh. Prístupom „menej je viac“ sa zamerajte iba na dôležité úlohy.

2. Robte si prestávky. Viete, že vo vašom mozgu sa následkom spotrebovávania glukózy počas plnenia úloh hromadí bolesť? Dajte mu preto čas na oddych - poprechádzajte sa, zjedzte niečo malé, zacvičte si alebo meditujte. Vyššiu produktivitu dosiahnete pravidelným „vyčistením hlavy“, nabije vás to novou energiou. 

3. Postupujte podľa pravidla 80/20. Vedeli ste, že iba 20% toho čo robíte počas dňa prináša až 80% vašich výsledkov? Odstráňte nepodstatné veci, majú len minimálny vplyv na celkovú produktivitu. 

4. Začnite deň so zameraním na seba. Ak začínate ráno kontrolovaním emailov, iní ľudia vám tak diktujú čo máte robiť. Ráno sa správne nastavte: nepozerajte hneď emaily, sústreďte sa na seba, dajte si dobré raňajky, meditujte, alebo si prečítajte správy.

5. Ťažšie úlohy riešte skôr. Najnáročnejšiu prácu robte keď ste najčerstvejší. Ak máte nejakú rutinnú prácu, odložte si ju na popoludnie, keď prichádza útlm.

6. Zdvihnite telefón. Digitálny svet priniesol zlé komunikačné návyky. Email je zabíjačom produktivity, často odvádza pozornosť od skutočne dôležitých úloh. Napríklad aj keď ľudia často dávajú do kópie viac ľudí. Odvádza to pozornosť a vytvára „šum“ okolo úloh. Ak váš emailový reťazec presahuje 2 odpovede, je na čase zdvihnúť telefón, bude to produktívnejšie.

7. Vytvárajte si systém. Ak viete, že určité veci znižujú vašu dennú produktivitu, vytvorte si systém na ich manažovanie. Nekontrolujte e-maily počas celého dňa, ale naplánujte si čas ráno, poobede a večer na ich vybavovanie. V opačnom prípade vás budú odvádzať od dôležitejších úloh.

8. Nezamieňajte si neproduktivitu s lenivosťou. Aj keď to neradi priznávame, lenivosť najviac prispieva k strate produktivity. V skutočnosti aj to, čo má priniesť úsporu času – napr. meetingy a e-maily, odvádzajú od vykonávania reálnej práce. Zamerajte sa na vykonávanie najdôležitejších vecí tak účinne a efektívne ako je to možné.

Autor: Ilya Pozin
Zdroj: http://www.linkedin.com/today/post/article/20130515130419-5799319-8-things-productive-people-do-during-the-workday?ref=email

 

FOKUS - účinný liek na nedostatok času

Aj vy nestíhate? Patríte k „pracantom“, ktorí „makajú“ 60 hodín týždenne a napriek tomu nemáte čas prečítať si ani prichádzajúcu e-mailovú poštu, uplatniť tvorivý prístup, koncepčnosť v práci, iniciovať väčšie projekty?

 „Čas nie je problém“, tvrdí ekonóm z Harvardu, Sendhil Mullaithan. Najväčšou prekážkou je nedostatok mentálneho sústredenia, neschopnosť sústrediť sa na danú úlohu v danej chvíli. 

Vo výskume, ktorý Mullaithan realizoval s psychológom Eldarom Shafirom z Princetonu skúmali, ako ľudia reagujú, ak majú niečoho nedostatok – napr. peňazí, potravy, času. Podľa výsledkov tohto výskumu, nedostatok čohokoľvek vedie ľudí k chybným, nesprávnym rozhodnutiam. 

Mozog človeka má totiž svoje obmedzenia, v danej chvíli dokáže spracovať len určité množstvo informácií. Bez ohľadu na to koľko zarábate, či ste zaneprázdnený podnikateľ, ktorý nestíha realizovať plánované aktivity alebo nezamestnaný, ktorému sa nedarí splácať pôžičku, váš problém je rovnaký – roztržitosť, nesústredenosť.  

Vezmime si príklad z každodenného života: ak ste veľmi smädný, nedokážete myslieť na nič iné, len ako čo najskôr uhasiť smäd. Ak vám chýbajú peniaze, myšlienka kde ich zohnať, zarobiť sa vám neustále vkráda do podvedomia. 

Rovnako to platí aj v profesnom živote. Skutočný problém nie je nedostatok času ale chýbajúci fokus. 

Mullaithan počas svojej prezentácie na Festivale nápadov v Aspene spomenul osobnú skúsenosť. Na zvyčajné stretnutie s priateľmi prišiel bez mobilu, zabudol si ho doma. Odrazu sa cítil úplne inak, výborne sa zabával, jedlo si dokázal vychutnať. Prečo tá náhla zmena v pocitoch? Rovnaká partia priateľov, v reštaurácii nezmenili kuchára, ani jedlá. Dôvod bol jednoduchý - nerušili ho sms-ky ani „neodkladné“ telefonáty. Mohol sa sústrediť na to, kvôli čomu prišiel - na stretnutie s priateľmi. Odvtedy sa rozhodol fungovať inak. Na súkromný mobil mu neprichádzajú pracovné e-maily. Pred pracovným stretnutím si nepozerá narýchlo e-maily, plne sa sústreďuje na stretnutie, ktoré ho čaká v najbližšom čase.

O tom, že čas nie je zárukou vyššej výkonnosti sa presvedčil aj Henry Ford, slávny výrobca áut. Začiatkom 20. storočia potreboval zvýšiť produktivitu ľudí a tak sa rozhodol zaviesť v niektorých oddeleniach pracovný čas 60 hodín týždenne. Výkonnosť ľudí sa naozaj zvýšila – avšak len dočasne. Po 4 týždňoch bola ich výkonnosť nižšia ako u zamestnancov, ktorí zostali pracovať 40 hodín týždenne. Zamestnanci, ktorí pracovali „nadčasy“ nielenže prestali vyvíjať zvýšené úsilie v práci, ale prestali aj rozmýšľať o tom čo robia. 

Nezáleží na tom koľko času máte ale ako kvalitne ho dokážete využiť.

Autor: Chip Cutter
Zdroj: http://www.linkedin.com/today/post/article/20130627224702-13780238-a-harvard-economist-s-surprisingly-simple-productivity-secret

Slušnosť naša (každodenná) e-mailová

E-maily. Už sme si na ne zvykli. Stále častejšie sa používajú v oficiálnej, vo vnútrofiremnej ale aj súkromnej korešpondencii. Čoraz menej v obchodnom styku posielame listy poštou na hlavičkovom papieri. Na jednej strane je to úžasná výhoda, pretože informácie sú takmer okamžité, nemusíme čakať niekoľko dní na odpoveď. Na druhej strane to, že sa nepoužíva spomínaný hlavičkový papier, vedie niekedy až k prílišnému odformalizovaniu písomného styku.

Pri prezeraní doručených mailov zisťujem, že iba niektoré z nich sú hodné označenia „oficiálna korešpondencia“. A myslím, že to nie je tým, že korešpondenciu nevybavuje „sekretárka“, ktorá dodržiava zásady obchodnej korešpondencie.

Keď ma niekto oslovuje e-mailom so žiadosťou o poskytnutie informácií, malo by byť jasné kto to je, odkiaľ, prečo dané informácie požaduje... a malým bonusom je aj patričná úprava písaného textu. Na úvod e-mailu by som očakávala oslovenie a nie padnúť hneď „in medias res“. Komunikácia sa tak stáva osobnejšou a pociťujem to ako určitú úctu voči partnerovi na druhej strane e-mailu. Po oslovení by mala nasledovať podstata mailu – jasná, presná, vecná. Tak, aby sa čitateľ mailu vedel ihneď zorientovať a pochopil, čo mu odosielateľ oznamuje, čo od neho požaduje. Oveľa viac ako diakritika, ktorú nepoužívajú hlavne pisatelia z nadnárodných spoločností, mi veľakrát chýba jasný odkaz, teda čo chcel autor povedať. Na záver e-mailu pravdaže očakávam vizitku. Meno, firmu a kontakty pisateľa. Pri ich absencii si domýšľam, že odosielateľ nie je veľmi stotožnený s firmou, za „ktorú kope“, čo nie je dobré. A naviac, nemám potom inú možnosť kontaktu, iba cez e-mailovú adresu. Stalo sa mi, že v maili bola veta: „Kontaktujte ma telefonicky“ , no číslo telefónu uvedené nebolo ...

Nebudem popisovať ako by mala e-mailová správa vyzerať. Je to otázkou firemných štandardov a samozrejme aj „vizitkou“ samotného pisateľa. Správa by mala byť v každom prípade písaná takým jazykom - terminológiou, ktorej protistrana určite rozumie... nie sme všetci polyhistori a odborníci na akékoľvek odvetvie. Nesnažme sa cudzími slovami nahradiť nedostatok odbornosti. Buďme zdvorilí aj keď nás požiadavky protistrany „vytočia“. Radšej počkajme s odoslaním správy kým trochu vychladneme. Získame nadhľad a čas na opätovné prečítanie správy. Tak mnohé vyhlásenia môžeme ešte skorigovať, vyjadriť lepšie a v neposlednom rade opraviť chyby, či preklepy.

Ako rýchlo na mail odpovedať? Čím skôr J Vo všeobecnosti sa nedá stanoviť presný termín odpovede. Ak je potrebné zistiť nejaké informácie, nemôžeme odpovedať okamžite. Nie je ani nutné, aby sme kontrolovali „doručenú poštu“ každých pár minút a pravdaže nie vždy sme „na e-mailoch“. Ak však uvážime, že relevantnú odpoveď môžeme poskytnúť až po dlhšom čase, je vhodné poslať správu, že príslušné informácie pošleme hneď ako to bude možné. Tak odosielateľ vie, že e-mail sa nestratil, že sa ním zaoberáme a že odpoveď určite dostane. Nie je to povinnosť, no vysiela to pozitívny signál o nás i o firme. Nie len zo svojej skúsenosti viem aké je nepríjemné, keď si klient vyžiada napríklad návrh, na ktorom pracujem určitý čas a potom nedostanem nielen žiadnu spätnú väzbu ale ani obyčajné: „Ďakujem, Váš mail som dostal“. 

Autor: Anna Giertlová, KNO Slovensko

Digitálny zamestnanec (a ako ho objaviť)

V posledných rokoch zaznamenávame evolúciu v oblasti využívania mobilných zariadení, z luxusu sa stala nutnosť. Rastie množstvo užívateľov, ktorí na pripojenie využívajú viac mobilné zariadenia ako klasické PC.

 

Podľa prieskumu z júna 2012 realizovanom v Singapúre, až 72% komunikácie prebieha prostredníctvom smartphonov. Podľa posledného prieskumu sa toto percento zvýšilo na 88, pričom 92% majiteľov smartphonov je vo veku 25-39.

 

Tento obrovský nárast užívateľov a s tým súvisiaci technologický pokrok spôsobil vznik nového typu pracovníka – Digitálneho zamestnanca. V tomto prípade ide o Singapúrčana, ktorý sa absolútne spolieha na svoje mobilné zariadenia prostredníctvom, ktorého si manažuje takmer všetky aspekty svojho života, vrátane organizácie, komunikácie, zábavy, no a najnovšie hľadanie si nového jobu.

Toto je dôvod prečo firmy musia upraviť metódy vyhľadávania nových zamestnancov. Nájdenie Digitálneho zamestnanca už nie je iba možnosť. Je to povinnosť. Zvážte nasledovné:

• Mobil je kritická súčasť marketingového mixu. Prieskumy tvrdia, že užívatelia v Singapúre strávia viac ako 23% svojho online času na mobilnom zariadení, ale iba 1% reklamy je alokované v rámci mobilných médií.
• Mobil je masové médium. Mobil stelesňuje cielený, nákladovo-efektívny nástroj, ktorým môžu firmy okamžite dosiahnuť na širokú základňu užívateľov. V budúcnosti sa môže stať ešte efektívnejší ako tradičné masmédiá.
• Budúcnosť je mobil. Trendy nasvedčujú, že táto forma komunikácie bude mať exponenciálny nárast. Odhaduje sa, že do troch rokov tablety vymenia klasické osobné počítače a využívanie smartphonov narastie trojnásobne. Dr. John Sullivan, dopisovateľ ere.net, tvrdí, že „ak ste práve identifikovali a skopírovali súčasné trendy, kým ich vaša firma implementuje, budete dávno pozadu“. Vyhľadávanie ako jedna zo základných činností na internete sa presunie z domácich počítačov do ulíc.

Pole pôsobnosti v mobilnej sfére je obrovské, jednoducho preto, lebo nie mnohí ho využívajú. Digitálny zamestnanec je tam, hľadá si prácu. Najlepšia vec na tom je, že vôbec nie je ťažké ho nájsť.

 

Autor: Angeli Beltran

Zdroj: http://www.hrmasia.com/news/features/the-digital-employee-and-how-to-reach-him/148348/