Chyba, ktorú možno robíte pri vedení tímu

V praxi sa stávam že vedúci tímov často robia chybu pri vedení svojich tímov.

Čo je dôležitejšie pre podporu spolupráce: jasne definovaný postup na dosiahnutie cieľa alebo jasne špecifikované úlohy pre jednotlivých členov tímu? Všeobecne sa predpokladá, že základom je podrobné zadanie, postup.

Výskum však ukázal, že spolupráca v tíme je lepšia, keď úlohy jednotlivcov v tíme sú jasne definované, keď jednotlivci vedia aká je ich rola a veľkú časť úloh môžu robiť nezávisle. Bez takéhoto definovania, členovia tímu plytvajú svojou energiou viac na vyjasňovanie svojich úloh než na samotnú úlohu.

Keď postup zostane trochu nejasný, je väčšia pravdepodobnosť, že jednotliví členovia tímu budú ochotnejšie spolupracovať. Ak tím vníma úlohu ako takú, ktorá vyžaduje kreativitu, kde postup nie je ešte presne definovaný, členovia tímu bez problémov investujú viac času a energie do spolupráce.

Príklad tímu lekárov a sestričiek na urgentnom príjme ukazuje, že nemôžu mať vopred presne stanovený postup, pretože nevedia akého pacienta dovezú, čo bude potrebovať, nemôžu si postup určiť pred príchodom sanitky. Úloha každého z nich je však jasná a preto je tím schopný okamžite spolupracovať keď im privezú pacienta.

Ďalší príklad je z tímu BBC, ktorý má na starosti vysielanie mimoriadnych správ a denného spravodajstva. Keďže sú to veľké a rôznorodé tímy, dalo by sa predpokladať, že v tíme bude vysoká pravdepodobnosť neporozumenia medzi jednotlivými členmi tímu. Výskum opäť ukázal, že keď členovia tímu veľmi zrozumiteľne videli svoje vlastné role ako aj role ostatných, tímy sa dokázali vysporiadať s úlohami napr.týkajúcimi sa správ, ktoré boli do určitej miery nejednoznačné. Tajomstvo je v dôkladnom definovaní individuálnych rolí.

Výskum sledoval aj úspešnosť medzinárodného tímu, kde jednotliví členovia pracovali na vzdialených miestach a rozprávali rôznymi jazykmi. Boli to z veľkej časti tímy tvorené programátormi zodpovednými za rýchly vývoj softvéru. Každý člen tímu pracoval samostatne na jednej veľmi presne definovanej časti projektu. Rýchle tempo a náročné deadliny poháňali jednotlivých členov pracovať zodpovedne na svojej úlohe. Každá individuálna úloha, s ohľadom na celkový cieľ, musela bezproblémovo zapadnúť do finálneho produktu. Tímy aj napriek tomu, že nepracovali na jednom mieste, veľmi vysoko hodnotili spoluprácu medzi jednotlivými členmi.

Z výskumu vyplýva, že úlohou lídra/ vedúceho tímu je zabezpečiť jasné zadefinovanie rolí a zodpovedností jednotlivých členov tímu. Na druhej strane by vedúci tímov mali pomôcť členom tímu pochopiť dôležitosť a význam projektu a jeho konečný cieľ, ale postup na jeho dosiahnutie nechať na uvážení tímu.

Autor: Tammy Erickson

Zdroj: http://blogs.hbr.org/erickson/2012/04/the_biggest_mistake_you_probab.html

8 pravidiel skutočne produktívnych ľudí

Bez ohľadu na pracovnú pozíciu alebo profesiu, každý sa snaží nájsť cestu ako byť v práci čo najproduktívnejší. Aby prežitie produktívneho dňa prinieslo aj pocit uspokojenia, nestačí len „odškrtávať“ položky zo zoznamu úloh. Ak chcete byť skutočne produktívni, nezameriavajte sa na veľa vecí naraz.

Tony Wong – odborník na projektové riadenie a produktivitu, prezradil ako byť produktívnejším počas pracovnej doby. Podelil sa o niekoľko myšlienok, ktoré pomáhajú zvyšovať produktivitu jemu i ďalším vysoko produktívnym ľuďom počas pracovného týždňa:

1. Vytvorte si menší zoznam úloh. Prístupom „menej je viac“ sa zamerajte iba na dôležité úlohy.

2. Robte si prestávky. Viete, že vo vašom mozgu sa následkom spotrebovávania glukózy počas plnenia úloh hromadí bolesť? Dajte mu preto čas na oddych - poprechádzajte sa, zjedzte niečo malé, zacvičte si alebo meditujte. Vyššiu produktivitu dosiahnete pravidelným „vyčistením hlavy“, nabije vás to novou energiou. 

3. Postupujte podľa pravidla 80/20. Vedeli ste, že iba 20% toho čo robíte počas dňa prináša až 80% vašich výsledkov? Odstráňte nepodstatné veci, majú len minimálny vplyv na celkovú produktivitu. 

4. Začnite deň so zameraním na seba. Ak začínate ráno kontrolovaním emailov, iní ľudia vám tak diktujú čo máte robiť. Ráno sa správne nastavte: nepozerajte hneď emaily, sústreďte sa na seba, dajte si dobré raňajky, meditujte, alebo si prečítajte správy.

5. Ťažšie úlohy riešte skôr. Najnáročnejšiu prácu robte keď ste najčerstvejší. Ak máte nejakú rutinnú prácu, odložte si ju na popoludnie, keď prichádza útlm.

6. Zdvihnite telefón. Digitálny svet priniesol zlé komunikačné návyky. Email je zabíjačom produktivity, často odvádza pozornosť od skutočne dôležitých úloh. Napríklad aj keď ľudia často dávajú do kópie viac ľudí. Odvádza to pozornosť a vytvára „šum“ okolo úloh. Ak váš emailový reťazec presahuje 2 odpovede, je na čase zdvihnúť telefón, bude to produktívnejšie.

7. Vytvárajte si systém. Ak viete, že určité veci znižujú vašu dennú produktivitu, vytvorte si systém na ich manažovanie. Nekontrolujte e-maily počas celého dňa, ale naplánujte si čas ráno, poobede a večer na ich vybavovanie. V opačnom prípade vás budú odvádzať od dôležitejších úloh.

8. Nezamieňajte si neproduktivitu s lenivosťou. Aj keď to neradi priznávame, lenivosť najviac prispieva k strate produktivity. V skutočnosti aj to, čo má priniesť úsporu času – napr. meetingy a e-maily, odvádzajú od vykonávania reálnej práce. Zamerajte sa na vykonávanie najdôležitejších vecí tak účinne a efektívne ako je to možné.

Autor: Ilya Pozin
Zdroj: http://www.linkedin.com/today/post/article/20130515130419-5799319-8-things-productive-people-do-during-the-workday?ref=email

 

FOKUS - účinný liek na nedostatok času

Aj vy nestíhate? Patríte k „pracantom“, ktorí „makajú“ 60 hodín týždenne a napriek tomu nemáte čas prečítať si ani prichádzajúcu e-mailovú poštu, uplatniť tvorivý prístup, koncepčnosť v práci, iniciovať väčšie projekty?

 „Čas nie je problém“, tvrdí ekonóm z Harvardu, Sendhil Mullaithan. Najväčšou prekážkou je nedostatok mentálneho sústredenia, neschopnosť sústrediť sa na danú úlohu v danej chvíli. 

Vo výskume, ktorý Mullaithan realizoval s psychológom Eldarom Shafirom z Princetonu skúmali, ako ľudia reagujú, ak majú niečoho nedostatok – napr. peňazí, potravy, času. Podľa výsledkov tohto výskumu, nedostatok čohokoľvek vedie ľudí k chybným, nesprávnym rozhodnutiam. 

Mozog človeka má totiž svoje obmedzenia, v danej chvíli dokáže spracovať len určité množstvo informácií. Bez ohľadu na to koľko zarábate, či ste zaneprázdnený podnikateľ, ktorý nestíha realizovať plánované aktivity alebo nezamestnaný, ktorému sa nedarí splácať pôžičku, váš problém je rovnaký – roztržitosť, nesústredenosť.  

Vezmime si príklad z každodenného života: ak ste veľmi smädný, nedokážete myslieť na nič iné, len ako čo najskôr uhasiť smäd. Ak vám chýbajú peniaze, myšlienka kde ich zohnať, zarobiť sa vám neustále vkráda do podvedomia. 

Rovnako to platí aj v profesnom živote. Skutočný problém nie je nedostatok času ale chýbajúci fokus. 

Mullaithan počas svojej prezentácie na Festivale nápadov v Aspene spomenul osobnú skúsenosť. Na zvyčajné stretnutie s priateľmi prišiel bez mobilu, zabudol si ho doma. Odrazu sa cítil úplne inak, výborne sa zabával, jedlo si dokázal vychutnať. Prečo tá náhla zmena v pocitoch? Rovnaká partia priateľov, v reštaurácii nezmenili kuchára, ani jedlá. Dôvod bol jednoduchý - nerušili ho sms-ky ani „neodkladné“ telefonáty. Mohol sa sústrediť na to, kvôli čomu prišiel - na stretnutie s priateľmi. Odvtedy sa rozhodol fungovať inak. Na súkromný mobil mu neprichádzajú pracovné e-maily. Pred pracovným stretnutím si nepozerá narýchlo e-maily, plne sa sústreďuje na stretnutie, ktoré ho čaká v najbližšom čase.

O tom, že čas nie je zárukou vyššej výkonnosti sa presvedčil aj Henry Ford, slávny výrobca áut. Začiatkom 20. storočia potreboval zvýšiť produktivitu ľudí a tak sa rozhodol zaviesť v niektorých oddeleniach pracovný čas 60 hodín týždenne. Výkonnosť ľudí sa naozaj zvýšila – avšak len dočasne. Po 4 týždňoch bola ich výkonnosť nižšia ako u zamestnancov, ktorí zostali pracovať 40 hodín týždenne. Zamestnanci, ktorí pracovali „nadčasy“ nielenže prestali vyvíjať zvýšené úsilie v práci, ale prestali aj rozmýšľať o tom čo robia. 

Nezáleží na tom koľko času máte ale ako kvalitne ho dokážete využiť.

Autor: Chip Cutter
Zdroj: http://www.linkedin.com/today/post/article/20130627224702-13780238-a-harvard-economist-s-surprisingly-simple-productivity-secret

Slušnosť naša (každodenná) e-mailová

E-maily. Už sme si na ne zvykli. Stále častejšie sa používajú v oficiálnej, vo vnútrofiremnej ale aj súkromnej korešpondencii. Čoraz menej v obchodnom styku posielame listy poštou na hlavičkovom papieri. Na jednej strane je to úžasná výhoda, pretože informácie sú takmer okamžité, nemusíme čakať niekoľko dní na odpoveď. Na druhej strane to, že sa nepoužíva spomínaný hlavičkový papier, vedie niekedy až k prílišnému odformalizovaniu písomného styku.

Pri prezeraní doručených mailov zisťujem, že iba niektoré z nich sú hodné označenia „oficiálna korešpondencia“. A myslím, že to nie je tým, že korešpondenciu nevybavuje „sekretárka“, ktorá dodržiava zásady obchodnej korešpondencie.

Keď ma niekto oslovuje e-mailom so žiadosťou o poskytnutie informácií, malo by byť jasné kto to je, odkiaľ, prečo dané informácie požaduje... a malým bonusom je aj patričná úprava písaného textu. Na úvod e-mailu by som očakávala oslovenie a nie padnúť hneď „in medias res“. Komunikácia sa tak stáva osobnejšou a pociťujem to ako určitú úctu voči partnerovi na druhej strane e-mailu. Po oslovení by mala nasledovať podstata mailu – jasná, presná, vecná. Tak, aby sa čitateľ mailu vedel ihneď zorientovať a pochopil, čo mu odosielateľ oznamuje, čo od neho požaduje. Oveľa viac ako diakritika, ktorú nepoužívajú hlavne pisatelia z nadnárodných spoločností, mi veľakrát chýba jasný odkaz, teda čo chcel autor povedať. Na záver e-mailu pravdaže očakávam vizitku. Meno, firmu a kontakty pisateľa. Pri ich absencii si domýšľam, že odosielateľ nie je veľmi stotožnený s firmou, za „ktorú kope“, čo nie je dobré. A naviac, nemám potom inú možnosť kontaktu, iba cez e-mailovú adresu. Stalo sa mi, že v maili bola veta: „Kontaktujte ma telefonicky“ , no číslo telefónu uvedené nebolo ...

Nebudem popisovať ako by mala e-mailová správa vyzerať. Je to otázkou firemných štandardov a samozrejme aj „vizitkou“ samotného pisateľa. Správa by mala byť v každom prípade písaná takým jazykom - terminológiou, ktorej protistrana určite rozumie... nie sme všetci polyhistori a odborníci na akékoľvek odvetvie. Nesnažme sa cudzími slovami nahradiť nedostatok odbornosti. Buďme zdvorilí aj keď nás požiadavky protistrany „vytočia“. Radšej počkajme s odoslaním správy kým trochu vychladneme. Získame nadhľad a čas na opätovné prečítanie správy. Tak mnohé vyhlásenia môžeme ešte skorigovať, vyjadriť lepšie a v neposlednom rade opraviť chyby, či preklepy.

Ako rýchlo na mail odpovedať? Čím skôr J Vo všeobecnosti sa nedá stanoviť presný termín odpovede. Ak je potrebné zistiť nejaké informácie, nemôžeme odpovedať okamžite. Nie je ani nutné, aby sme kontrolovali „doručenú poštu“ každých pár minút a pravdaže nie vždy sme „na e-mailoch“. Ak však uvážime, že relevantnú odpoveď môžeme poskytnúť až po dlhšom čase, je vhodné poslať správu, že príslušné informácie pošleme hneď ako to bude možné. Tak odosielateľ vie, že e-mail sa nestratil, že sa ním zaoberáme a že odpoveď určite dostane. Nie je to povinnosť, no vysiela to pozitívny signál o nás i o firme. Nie len zo svojej skúsenosti viem aké je nepríjemné, keď si klient vyžiada napríklad návrh, na ktorom pracujem určitý čas a potom nedostanem nielen žiadnu spätnú väzbu ale ani obyčajné: „Ďakujem, Váš mail som dostal“. 

Autor: Anna Giertlová, KNO Slovensko