Nedávno som v rádiu počula rozoberať otázku, kto rýchlejšie odpovedá na maily: muži či ženy? Výsledok bol v prospech mužov, aj keď si už nepamätám údaj o koľko rýchlejšie napíšu odpoveď. Milý bol dovetok moderátorky, ktorá poznamenala, že muži síce "vypália“ odpoveď rýchlo, ale ženy nad odpoveďou viac premýšľajú a pridávajú aj nejaké emócie – minimálne na záver zaželajú pekný deň.
Táto krátka informácia ma priviedla k zamysleniu nad tým, kam sa naša písomná komunikácia posúva. V prvom rade k maximálnej elektronizácii. Ak to len trošku ide, snažíme sa všetko vybaviť cez maily. Takáto komunikácia je dynamická, umožňuje rýchle reagovanie a prináša rýchly výsledok, riešenie.
Sú však situácie, kde je potrebná aj „klasická“ listová korešpondencia. Obyčajne ide o firemné a hlavne formálne listy. Dôležitosť resp. vážnosť ich obsahu by mala podčiarkovať aj formálna úprava listu. Slovenskú technickú normu o pravidlách písania a úpravy písomností určite ovládajú asistentky/sekretárky. No v súčasnosti stále viac píšeme úradné listy na rôznych pracovných pozíciách sami, bez zapojenia asistentky.
Ak píšeme v mene firmy, mali by sme sa v korešpondencii pridŕžať našej firemnej kultúry. List píšeme podľa firemných štandardov, na hlavičkový/firemný papier a vkladáme do firemnej obálky s logom a pod. Avšak dôležitejšie ako forma, je samozrejme obsah. Musí byť jasný, formulácia textu jednoznačná, aby adresát porozumel hneď po prvom prečítaní.
Je pravda, že „elektronické“ generácie (X, Y...) sa formalizáciou korešpondencie veľmi nezaoberajú. Hlavne v emailovej komunikácii píšu v skratkách, s emotikonmi, slangovými výrazmi, preberanými slovami z iných jazykov. To je všetko úplne v poriadku pri vnútrofiremnej emailovej komunikácii na úrovni kolegov, ktorí riešia konkrétny pracovný prípad a všetky súvislosti sú im jasné. Často sa môžeme stretnúť s počudovaním, prečo sa trápiť s nejakou úpravou, keď ide hlavne o obsah.
Smerom ku klientom sa však cez listy (príp. maily) reprezentujeme ako osoba, no hlavne ako zástupca firmy. Klient/obchodný partner môže "odfláknuté" napísanie listu pochopiť aj tak, že ak nie sme dôslední v tom, aby sme list napísali na patričnej úrovni, nebudeme dôslední ani v riešení záležitostí klienta či obchodného partnera.
Naozaj si nemyslím, že v každom liste je najdôležitejší počet medzier či voľných riadkov. Určite by sme sa však mali písať bez gramatických a štylistických chýb a celý náš list by mal mať "štábnu“ kultúru. Ešte dôležitejšie však je ten list vôbec napísať. Nikto na druhej strane komunikácie nevidí, že po prečítaní listu súhlasne pokývate hlavou, nikto nepočuje váš bezprostredný komentár či navrhnuté riešenie. Nenechajte preto protistranu zbytočne dlho čakať na odpoveď, nie je to slušné ani profesionálne.
Táto krátka informácia ma priviedla k zamysleniu nad tým, kam sa naša písomná komunikácia posúva. V prvom rade k maximálnej elektronizácii. Ak to len trošku ide, snažíme sa všetko vybaviť cez maily. Takáto komunikácia je dynamická, umožňuje rýchle reagovanie a prináša rýchly výsledok, riešenie.
Sú však situácie, kde je potrebná aj „klasická“ listová korešpondencia. Obyčajne ide o firemné a hlavne formálne listy. Dôležitosť resp. vážnosť ich obsahu by mala podčiarkovať aj formálna úprava listu. Slovenskú technickú normu o pravidlách písania a úpravy písomností určite ovládajú asistentky/sekretárky. No v súčasnosti stále viac píšeme úradné listy na rôznych pracovných pozíciách sami, bez zapojenia asistentky.
Ak píšeme v mene firmy, mali by sme sa v korešpondencii pridŕžať našej firemnej kultúry. List píšeme podľa firemných štandardov, na hlavičkový/firemný papier a vkladáme do firemnej obálky s logom a pod. Avšak dôležitejšie ako forma, je samozrejme obsah. Musí byť jasný, formulácia textu jednoznačná, aby adresát porozumel hneď po prvom prečítaní.
Je pravda, že „elektronické“ generácie (X, Y...) sa formalizáciou korešpondencie veľmi nezaoberajú. Hlavne v emailovej komunikácii píšu v skratkách, s emotikonmi, slangovými výrazmi, preberanými slovami z iných jazykov. To je všetko úplne v poriadku pri vnútrofiremnej emailovej komunikácii na úrovni kolegov, ktorí riešia konkrétny pracovný prípad a všetky súvislosti sú im jasné. Často sa môžeme stretnúť s počudovaním, prečo sa trápiť s nejakou úpravou, keď ide hlavne o obsah.
Smerom ku klientom sa však cez listy (príp. maily) reprezentujeme ako osoba, no hlavne ako zástupca firmy. Klient/obchodný partner môže "odfláknuté" napísanie listu pochopiť aj tak, že ak nie sme dôslední v tom, aby sme list napísali na patričnej úrovni, nebudeme dôslední ani v riešení záležitostí klienta či obchodného partnera.
Naozaj si nemyslím, že v každom liste je najdôležitejší počet medzier či voľných riadkov. Určite by sme sa však mali písať bez gramatických a štylistických chýb a celý náš list by mal mať "štábnu“ kultúru. Ešte dôležitejšie však je ten list vôbec napísať. Nikto na druhej strane komunikácie nevidí, že po prečítaní listu súhlasne pokývate hlavou, nikto nepočuje váš bezprostredný komentár či navrhnuté riešenie. Nenechajte preto protistranu zbytočne dlho čakať na odpoveď, nie je to slušné ani profesionálne.
Autor: Anna Giertlová, KNO Slovensko
